Missions
Au sein de l’équipe de salariés (8 personnes), sous la supervision de la co-direction Finances, Administration et RH, en collaboration avec l’ensemble de l’équipe, l’aide-comptable sera chargé.e des missions suivantes :
Comptabilité générale
- Assurer la saisie des opérations comptables : Factures clients – Factures fournisseurs – Opérations de trésorerie – Opérations bancaires – Lettrage des comptes – Tableaux d’amortissements.
- Effectuer les rapprochements bancaires mensuels : Consultation du solde bancaire pour l’établissement des chèques – Rapprochements bancaires bi-mensuels.
- Assurer le suivi des comptes fournisseurs et remboursements de frais salariés et bénévoles : Vérification des factures ou des fiches de demande de remboursement – Respect de l’échéancier défini avec la co-direction en charge des finances – Établissement et envoi des règlements.
- Assurer le suivi des comptes clients : Facturation – Suivi des règlements – Relances régulières.
- Établir les prévisionnels de trésorerie : Mise à jour régulière – Préparation du point trésorerie bimensuel avec la co-direction en charge des finances.
Gestion financière
- Assurer une assistance à la co-direction en charge des finances : Constitution des trames de budget prévisionnel – Renseignement du bénévolat valorisé.
- Préparer la clôture comptable annuelle : Prise de rendez-vous avec l’expert-comptable et le commissaire aux comptes. Transmission de l’ensemble des pièces à l’expert-comptable.
- Participation à la commission finances du FRENE : Prise de notes – Rédaction des comptes rendus.
Gestion administrative
- Assurer le suivi administratif des conventions : Enregistrement – Suivi des règlements.
- Élaborer les plans de charge de l’équipe salariée : Établissement de la trame « plan de charge » pour l’année, en concertation avec la co-direction en charge des finances – Répartition analytique.
- Préparer le règlement des salaires : Préparation de l’élaboration des bulletins de salaire en lien avec le Cabinet extérieur en charge de la gestion sociale, notamment saisie des congés sur Silae – Suivi du règlement des charges salariales – Règlement des salaires une fois validés par la co-direction en charge des finances.
- Assurer la correspondance avec les organismes sociaux et administratifs.
Fonctionnement de la structure et de la vie associative
- Assurer le suivi des documents relatifs aux évènements réalisés par le FRENE (formations, rencontres…) : Établissement des devis pour l’hébergement et la restauration – Établissements des conventions et des attestations de présence – Établissement et suivi de règlements des factures.
- Assurer, en lien avec les coordonnateurs de projet concernés, l’organisation logistique d’évènements (formations, séminaires, réunions…) : Réservation des hébergements et de la restauration.
- Assurer la gestion des commandes d’ouvrages et des stocks : Réception des commandes – Établissement des factures – Suivi des stocks.
- Assurer la gestion des adhésions : Réception et enregistrement des adhésions.
- Assurer des tâches de secrétariat : Réception et enregistrement du courrier, transmission aux salariés concernés – Standard téléphonique.
- Contribuer à l’établissement du rapport d’activité annuel et à l’évaluation du projet de la structure.
- Participer aux réunions d’équipe et aux temps de la vie associative, dont Assemblée générale et séminaire annuel CA/équipe.
